|
システム共通 月次処理マニュアル
本マニュアルはパティオシステムズ製作のソフトウエアの月次処理に関する共通マニュアルです。
お使いになられていますプログラムは通常お客様のご要望にお応えするために改造されておりますので
若干異なるケースもありますが基本的には大きな変更は無いとご理解ください。
月次処理で良くある質問のページへ
確認したい月次処理の項目を選択して下さい。
１．請求処理
【請求処理のながれ】
各得意先（請求先）の締日ごとに、指定期間までの売上・入金データを集計します。
これに、前回の請求額を繰越残として加算し、集計した売上入金データとを集計して今回請求額を算出します。
＝＝＝ 請求処理概要 ＝＝＝
日次データの確認
売上・入金データの入力漏れが無いかどうか、再度チェックして下さい。
データのバックアップ
月次処理の操作ミス時の復元に備えて、あらかじめバックアップをとって下さい。
操作に失敗した場合は、その時点から再実行する事が出来ます。
請求条件の指定
請求処理画面で、締日、請求期間、請求先の選択等の設定を行います。
各種帳票の印刷
請求書、請求一覧表、入金予定表などの帳票を印刷します。
この時点で、請求対象となった日次データに編集ロックがかかります。
請求内容のチェック
出力した請求書や請求一覧表をチェックして、売上漏れや間違いが無いか
どうかチェックします。
チェックOK
要データ修正
▽
更新解除
すでに日次データには編集ロックがかかっています（伝票番号が赤色表示になっている）
ので、修正前に更新解除を実行します。
▽
日次データを修正
「更新解除」を実行すると、日次データが編集可能となります。
誤入力された売上・入金データを修正します。
▽
各帳票を再印刷
再度各帳票を印刷し、内容をチェックします。
もし誤りが見つかった場合は、再度
要再データ修正
に戻って作業を繰り返します。
▽
残高更新の実行
上記作業か確定後、残高更新を実行する事により、請求処理が完了します。
各項目の詳細は、次頁からの説明を参考に進めて下さい。
請求先の請求締日に応じて、売上･入金データを集計し、各種帳票の出力や更新を行います。
「請求処理」実行後に売上伝票などに入力ミスが発見された場合は、「請求処理」をやり直すことができます。
（但し、当期期首以降のデータに限ります）
|
１）日次データの確認
日次データ（売上・入金）に、入力漏れや誤りが無いかどうか、再度チェックを行って下さい。
２）データのバックアップ
月次処理の前に、必ずバックアップを実行して下さい。
更新日付の入力間違い等により、実行状態が不明な状態になった場合は、このバックアップファイル
から戻し、月次処理を再度実行して下さい。バックアップの実行手順は、別頁をご参考下さい。
３）請求条件の指定
月次処理画面から、 請求処理 をクリックして請求処理に入ります。
|
請求処理
条件の指定
締日：締日を選択する事により、その締日に該当する請求先が右のリストに表示されます。
請求処理は、このリストに表示され、”選択”がレになっている請求先だけに
締日は、20日締めの場合は”20”、月末締の請求先の場合は”99”を選択します。
20日締めの請求先へ
9月20日締めでの請求処理の例
20日を選択します。
今回請求額が
０の請求先印字：今回請求額が”０”となる請求書を印刷対象とするかどうかを選択します。
“要”をチェックすると、「売上(繰越残)－入金=０」となる請求先もプリントされます。
発行日印字 ：請求明細書に発行日を印字するかどうかを選択します。
“不要”をチェックすると、請求明細書の請求年月日欄に日付が印字されません。
発行日 ：発行日印字を”要”にした場合に、印字する発行日付を入力します。
（発行日の初期値はパソコンの現在日付になっています）
印刷方法 ：印刷→画面上で確認をせずそのまま印刷が開始されます。
プレビュー
→ 画面で出力内容を確認後、印刷を実行します。
印刷種類 ：印刷（プレビュー）する帳票の種類を選択します。
1.
請求明細書 2.
請求一覧表
４）各帳票の印刷
プレビュー画面の操作
入力した請求条件を確認後、印刷種類を指定して
印刷
をクリックします。
集計処理が実行され、印刷（プレビュー表示）が実行されます。
図は、請求明細書を選択した場合のプレビュー画面です。
（プレビュー画面での操作）
アイコンをクリックする事により、拡大・縮小表示、印刷が可能です。
プレビュー画面の拡大・縮小
印刷の実行
表示されているページの移動
注意事項 ： プレビューは本来印刷レイアウトチェック用ですから計算結果が必ずしも正しく
表示されることは保障しておりません正確な結果は印刷実行してください。
各帳票の出力
1.
請求明細書
請求先への請求書を発行します。
2.
請求一覧表
請求書発行を行った請求先に対する請求一覧を印刷します。
印刷 クリックで、集計後に下記の選択画面が表示されます。
※
現場 ：現場別請求残高を表示します。
５）更新解除
請求集計後あるいは残高更新後は、対象となった売上・入金データは編集ロック（売上・入金番号が赤色表示）
の状態になり、変更はできません。
集計後に誤りや漏れが見つかった場合は、更新解除を実行した後、データの修正を行います。
１）更新解除の手順
１．解除する請求先の”締日”を選択
２．”請求期間”を入力
３．
更新解除 をクリックして実行
20日締めの請求先へ
9月20日締めでの請求解除の例
締日 ：
20日 を選択します。
請求期間： “不要”を選択し、”請求期間～までの欄に”200１年9月20日と入力します。
つまり、先ほどの請求処理での指定とまったく同じ状態にして、
更新解除 をすると、今回の請求処理が未処理の状態に戻ります。
更新解除を実行後、売上・入金画面の伝票番号が黒文字に変わります。もし、赤文字のままの場合は、
売掛処理が更新済みの状態になっているので、売掛処理も同様に更新解除を実行下さい。
（次項目”売掛処理”をご参考下さい）
更新解除後は、未集計・未更新の状態に戻りますので、売上入金データを修正後、再度更新処理を
実行して下さい。
６）残高更新の実行
請求書や資料など必要な帳票の集計・印刷が完了し、データ修正の必要が無い段階になりましたら、
残高更新を実行します。
更新条件の指定
各指定を、先ほどの請求処理と同じ状態にします。
 |
20日締めの請求先へ
9月20日締めでの残高更新の例
締日 ：
20日 を選択します。
請求期間： “不要”を選択し、”請求期間～までの欄に”2000年9月20日と入力します。
先ほどの請求処理での指定とまったく同じ状態にして、
残高更新
をクリックすると、集計処理が開始されます。
２．売掛処理
【売掛処理のながれ】
毎月の自社締日に、指定期間までの売上・入金データを集計します。
これに、前回の売掛額を繰越残として加算し、集計した売上入金データとを集計して今回売掛残を算出します。
売掛処理の大まかな作業の流れ・処理手順は、請求書のケースと殆ど同じです。
日次データの確認 売上・入金データの入力漏れが無いかどうか、再度チェックして下さい。
データのバックアップ 月次処理の操作ミスに備えて、あらかじめバックアップをとって下さい。
操作に失敗した場合は、その時点から再実行する事が出来ます
。
処理条件の指定 売掛処理画面で、締日、請求期間、請求先の選択等の設定を行います。
各種帳票の印刷
請求書、請求一覧表、入金予定表などの帳票を印刷します。
この時点で、請求対象となった日次データに編集ロックがかかります。
請求内容のチェック
出力した請求書や請求一覧表をチェックして、売上漏れや間違いが無いか
どうかチェックします。
チェックOK
要データ修正
▽
更新解除
すでに日次データには編集ロックがかかっています（伝票番号が赤色表示になっている）
ので、修正前に更新解除を実行します。
▽
日次データを修正
「更新解除」を実行すると、日次データが編集可能となります。
誤入力された売上・入金データを修正します。
▽
各帳票を再印刷
再度各帳票を印刷し、内容をチェックします。もし誤りが見つかった場合は、
再度
要再データ修正
に戻って作業を繰り返します。
▽
残高更新の実行
上記作業か確定後、残高更新を実行する事により、請求処理が完了します。
各項目の詳細は、次頁からの説明を参考に進めて下さい。
【売掛処理】
自社締日単位で売上･入金データを集計し、各種帳票の出力や更新を行います。
「売掛処理」実行後に伝票などのミスが発見された場合、何度でも「売掛処理」をやり直すことができます。
（但し、当期期首以降のデータに限ります）
１）売掛条件の入力
出力期間 ：集計を実施する期日（締め年月日）を入力します。
当月売掛残が
０の請求先印字：当月売掛残が”０”となる帳票を印刷対象とするかどうかを選択します。
印刷方法 ：印刷→
画面で確認をせずそのまま印刷します。プリンタをセットしてください。
プレビュー→
画面で出力内容を確認することができます。
印刷種類 ：
印刷（プレビュー）する帳票の種類を選択します。
1.
得意先元帳
2. 売掛残高一覧表
印 刷 ：入力した条件を確認後、
印刷
をクリックします。
集計処理が実行され、印刷（プレビュー）します。
1. 得意先元帳
指定した請求先の元帳を請求先毎に出力します。
 |
２）残高更新
元帳など、必要な帳票の集計・印刷が完了し、データ修正の必要が無い段階になりましたら、
残高更新を実行します。
残高更新 をクリックして実行します。
念のためバックアップをとっておいてください。
３）更新解除
売掛集計後、あるいは残高更新後は、対象となった売上・入金データは変更できません。
やむを得ず修正する場合は、更新解除を実行して売掛処理を解除します。
１．解除したい集計期間を入力
２．
更新解除 をクリックして実行
更新解除後は、未集計・未更新の状態に戻りますので、再度更新処理を実行して下さい。
※更新解除を実行後、入力画面を開くと伝票番号の文字が黒に変わりますが、もし赤のままであれば、
請求処理が、更新済みの状態になっているので、請求処理も同様に、更新解除を実行させてください。
<例>自社締日が月末で2001年07月２５日の伝票を修正する場合、
修正したい取引先を選択
更新解除
をクリックして実行
更新解除後は、未集計・未更新の状態に戻りますので、再度更新処理を実行して下さい。
３．買掛請求処理
【買掛請求処理】
|
「支払締処理」実行後に伝票などのミスが発見された場合、何度でも「支払締処理」をやり直すことができ
ます。（但し、当期期首以降のデータに限ります）
１）支払締条件の入力
締日 ：締日を選択する事により、その締日に該当する支払先が右のリストに表示されます。
月末締の支払先の場合は”99”を指定します。
出力期間 ：集計を実施する期日（締め年月日）を入力します。
今回買掛残が
０の支払先印字：今回買掛残が”０”となるデータを印刷対象とするかどうかを選択します。
印刷方法 ：印刷 →
画面で確認をせずそのまま印刷します。プリンタをセットしてください。
プレビュー→
画面で出力内容を確認することができます。
印刷種類 ：印刷（プレビュー）する帳票の種類を選択します。
1. 支払明細書
2. 支払一覧表
２）印 刷
入力した条件を確認後、 印刷
をクリックします。
集計処理が実行され、印刷（プレビュー）します。
1. 支払明細書 支払先の支払締日に応じて、支払明細書の発行を行うための処理をします。
2. 支払一覧表 支払締明細書発行を行った支払先に対する支払内容一覧を出力します。
※アイコンをクリックする事により、拡大・縮小表示、複数頁表示、印刷が可能です。
※金額欄の”（）”内は、消費税額です。
３）残高更新
支払明細書や資料など、必要な帳票の集計・印刷が完了し、データ修正の必要が無い段階になりましたら、
残高更新を実行します。まず、
残高更新 をクリックします。念のためバックアップをとっておいてください。
※更新後、入力画面を開くと、伝票番号の文字が赤に変わります。伝票番号の文字が赤のデータは、
修正不可ということになります。
４）更新解除
支払締集計後、あるいは残高更新後は、対象となった仕入・支払データは変更できません。
やむを得ず修正する場合は、更新解除を実行して支払締処理を解除します。
１．解除したい締日・支払期間を入力
２．
更新解除 をクリックして実行
更新解除後は、未集計・未更新の状態に戻りますので、再度更新処理を実行して下さい。
※更新解除を実行後、入力画面を開くと、伝票番号の文字が黒に変わりますが、もしも、赤のままであ
れば、買掛処理が、更新済みの状態になっているので、買掛処理も同様に、更新解除を実行させてく
ださい。
更新解除後は、未集計・未更新の状態に戻りますので、再度更新処理を実行して下さい。
４．買掛処理
【買掛処理】
自社締日単位で仕入･支払データを集計し、各種帳票の出力や更新を行います。
「買掛処理」実行後に伝票などのミスが発見された場合、何度でも「買掛処理」をやり直すことができます。
（但し、当期期首以降のデータに限ります）
１）買掛条件の入力
出力期間 ：
集計を実施する期日（締め年月日）を入力します。
今月買掛残が
０の支払先印字：今月買掛残が”０”となる帳票を印刷対象とするかどうかを選択します。
印刷方法 ： 印刷 →
画面で確認をせずそのまま印刷します。プリンタをセットしてください。
プレビュー→
画面で出力内容を確認することができます。
印刷種類 ：
印刷（プレビュー）する帳票の種類を選択します。
1. 仕入先元帳
2. 買掛残高一覧表
２）印刷
入力した条件を確認後、 印刷
をクリックします。
集計処理が実行され、印刷（プレビュー）します。
 |